Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Skovbohallerne

Skovbohallernes dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort foræller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede(legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
 
Skovbohallerne er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Morten Lund
Adresse: Halvejen 12, 4632 Bjæverskov
CVR: 42310611
Telefonnr.: 20 40 10 52
 
Behandling af personoplysninger
 
Vi behandler følgende personoplysninger:
 
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, emailadresse på repræsentanter for de idrætsforeninger, som ifølge vedtægterne er medlemmer af Skovbohallerne. Desudentilsvarende kontaktoplysninger på Skovbohallens lejere samt forpagtere.
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o Børneattester på ansatte og bestyrelsesmedlemmer
 
2) Oplysninger om ansatte og bestyrelse:
- Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og emailadresse
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
 
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
 
Her indsamler vi oplysninger fra
 
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
 Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
 
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
 
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
 
Lovlige grunde til behandling er særligt:
 Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
 At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
 Behandling efter lovkrav
 Behandling med samtykke
 
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
 Foreningens medlemshåndtering, herunder opkrævning af betaling for brug af hallerne
 Som led i Skovbohallernes aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
 Opfyldelse af lovkrav
 Levering af ydelser du har bestilt
 Administration af din relation til os
 
2) Formål med behandling af oplysninger på ansatte og bestyrelsesmedlemmer:
 Håndtering af ansattes og bestyrelsesmedlemmers hverv og pligter i foreningen
 Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
 Opfyldelse af lovkrav
 Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
 Administration af din relation til os
 
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
 
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
 Administration af løn
 Håndtering af rettigheder for de enkelte medlemsforeninger i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
 Opfyldelse af pligter for medlemsforeninger og øvrige brugere af hallerne, herunder opkrævning og betaling af leje m.v.
 Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
 Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
 Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til offentlige myndigheder
 Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
 
Samtykke
 
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
 
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
 
Videregivelse af dine personoplysninger
 
Videregivelse af personoplysninger sker udelukkende, når det er nødvendigt for at kunne opfylde loven. Det kan være videregivelse af lønoplysninger til Skat eller andre myndigheder.
 
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
 
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
 
Medlemmer:
Vi vil opbevare personoplysninger på kontaktpersoner i medlemsforeninger (typisk formændene) i en periode fra ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
 
 Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
 
Ulønnede bestyrelsesmedlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
 
 Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
 
Lønnede bestyrelsesmedlemmer og ansatte:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
 
 Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
 Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
 
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel ansatte og bestyrelsesmedlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
 
Dine rettigheder
 
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
 
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling,ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
 
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
 
Revidering af privatlivspolitikken
 
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.